Administrador

General

Introducción

El perfil Administrador(a) hace todo lo que hace un gestor (buscar expedientes, crear casos, responder, transferir, reasignar y cerrar acciones; vea la guía del Gestor) y además:

• puede actuar sobre cualquier caso, no solo sobre los que tiene asignados;
• genera alertas automáticas, que crean casos para los estudiantes que cumplen ciertos criterios;
• consulta los reportes del sistema.

El ícono del engranaje en la barra superior le lleva a la sección de configuraciones, donde están las alertas automáticas y los reportes. Las demás opciones de configuración (usuarios, departamentos, catálogos, plantillas) son del Administrador del sistema.

Nota

Existen también dos perfiles con alcance más limitado: Reportería, que solo consulta reportes, y Administrador de cola de correo, que revisa los correos pendientes de envío. Este último se explica en Correos cola.

Entrar y salir del sistema

1. Abra la dirección del sistema Alertas en su navegador. Funciona en computadora y en celular.
2. Escriba su usuario y contraseña institucionales de la UNPHU (los mismos de su correo y de Akademia). Puede escribir el usuario solo, como correo institucional (usuario@unphu.edu.do) o con el dominio (UNPHU\usuario).
3. Haga clic en Entrar y espere unos segundos. Llegará a la pantalla de Inicio.

1. Usuario · 2. Contraseña · 3. Entrar · 4. Olvidé mi contraseña

Si olvidó su contraseña, use el enlace Olvidé mi contraseña de la pantalla de entrada; le llevará al portal de la UNPHU para recuperarla.

Para salir, haga clic en el ícono del candado en la esquina superior derecha. Si usa una computadora compartida, salga siempre al terminar.

En la esquina superior derecha: su nombre, el engranaje de configuración (solo si su perfil lo tiene) y el candado para salir.

Importante

Si aparece «Usuario o contraseña incorrecto. Usuario invalido», revise que escribió bien su usuario y contraseña de la UNPHU.

Lo que se suma al perfil Gestor

Tarea	Gestor	Administrador
Crear expedientes y casos	Sí	Sí
Responder, transferir, reasignar y adjuntar en un caso	Solo en los casos que tiene asignados, los que creó o los de un departamento que dirige	En cualquier caso
Menú Ver caso, Cerrar caso, Reabrir caso y Eliminar caso en el expediente	Solo en sus casos no confidenciales	En todos los casos
Alertas automáticas	No	Sí
Reportes	No	Sí

Alertas automáticas

Cómo funcionan las alertas automáticas

El sistema revisa los datos académicos de los estudiantes de un periodo y detecta situaciones que merecen seguimiento, como alertas por asignaturas reprobadas, bajas calificaciones, retiros o abandono. Cada situación corresponde a un tipo de caso (por ejemplo, «Alerta importante de abandono»).

Con las alertas automáticas usted decide para cuáles tipos quiere crear casos de una vez, en lugar de abrirlos uno por uno.

Nota

Los umbrales que definen cuándo se genera una alerta (cantidad mínima de asignaturas reprobadas, porcentaje de retiro y otros) los configura el Administrador del sistema en Otras configuraciones. Vea Otras configuraciones.

Generar alertas automáticas

1. Haga clic en el engranaje de la barra superior y luego en Alertas automáticas.
2. Elija el Periodo, escriba el Año y elija el Recinto y la Facultad. Todos son obligatorios.
3. Haga clic en Consultar. El sistema consulta los datos académicos; puede tardar unos segundos.
4. En la pantalla Alertas verá, por cada tipo de caso, cuántos estudiantes cumplen el criterio. Es una vista previa por tipo de alerta, no por estudiante.
5. Marque la casilla de cada tipo para el que quiere crear casos, o use Marcar todos.
6. Haga clic en Crear casos y espere a que termine.

1. Periodo · 2. Año · 3. Recinto · 4. Facultad · 5. Consultar

Para cada tipo de caso se muestra la cantidad de casos que se crearían. Marque los que quiere generar y haga clic en Crear casos.

Al terminar vuelve a la pantalla inicial con «Los casos han sido insertados correctamente.»

Si algo falla verá un mensaje rojo: «Ha ocurrido un error consultando los indicadores…» (no se pudo obtener la información académica) o «Ha ocurrido un error insertando los casos…» (la consulta funcionó pero no se pudieron crear). En ambos casos intente de nuevo y, si persiste, avise a soporte.

Importante

Crear casos genera de una sola vez un caso por cada estudiante de cada tipo marcado. Revise bien el periodo, el recinto, la facultad y los tipos marcados antes de hacer clic. Si no marca ningún tipo, el sistema no le deja continuar.

Nota

La opción Consultar solo muestra los totales; no crea nada. Puede consultar varias veces con distintos filtros sin riesgo.

Importante

La selección se hace por tipo de alerta completo: no se puede dejar fuera a estudiantes individuales. Tampoco hay una opción en pantalla para omitir los correos a los estudiantes; en el hilo de los casos creados queda registrado «Se ha enviado un correo al estudiante por el tipo de alerta…». Si necesita evitarlo, consulte antes con el Administrador del sistema.

Indicadores que generan alertas

Esta tabla resume las reglas de cada indicador, según la propuesta del sistema (documento «Propuesta Sistema de atención de alertas», v06). El cálculo lo hace un servicio externo a la aplicación, por lo que las reglas finales pueden diferir; confírmelas con el equipo técnico antes de usarlas para explicar un caso.

Indicador	Se alerta cuando…	Tipo de caso que se crea
Exceso de retiros en un periodo	Las asignaturas retiradas (retiro o reprobación por inasistencia) son el 40 % o más de las matriculadas	«Alerta considerable de retiros en un periodo» (40 % a menos de 60 %) o «Alerta importante de retiros en un periodo» (60 % o más)
Exceso de retiros en dos periodos	Se cumple lo anterior en el periodo actual y en el anterior	«Alerta importante de exceso de retiros últimos dos periodos»
Retiro excesivo de una misma asignatura	Retira una asignatura que ya había retirado al menos N veces	«Alerta de dificultad con la materia» (un caso por asignatura)
No inscrito en el periodo actual	Estaba inscrito en el periodo anterior y no se inscribió en el actual	«Alerta inicial de abandono»
No inscrito en los últimos dos periodos	Estaba inscrito hace dos periodos y no en los dos siguientes	«Alerta considerable de abandono»
No inscrito en los últimos tres periodos	Estaba inscrito hace tres periodos y no en los tres siguientes	«Alerta importante de abandono»
Demasiado tiempo en asignatura de tesis	Una asignatura de tesis con calificación EC o T lleva más de 12 meses (configurable)	«Alerta considerable de tiempo excesivo en trabajo tipo tesis»
Bajas calificaciones en el último periodo	El 60 % o más de las asignaturas del periodo tienen C, D, F o FI	«Alerta considerable de bajas calificaciones»
Bajas calificaciones en dos periodos	Se cumple lo anterior en el periodo y en el anterior	«Alerta importante de bajas calificaciones»
Caída del índice	El índice baja 1.0 punto o más respecto al periodo anterior	«Alerta considerable de caída del índice» (un punto) o «Alerta importante de caída del índice» (más de un punto)
Asignatura reprobada más de una vez	Reprobó una asignatura y ya la había reprobado antes	«Alerta considerable asignatura reprobada más de una vez» (2 veces) o «Alerta importante de asignatura reprobada más de una vez» (más de 2); un caso por asignatura

Algunas reglas se excluyen entre sí: un estudiante recibe solo la alerta más fuerte de cada familia (retiros, no inscrito, bajas calificaciones). Las alertas aplican a estudiantes de grado y técnico superior, no de posgrado.

Reportes

Generar un reporte

1. Haga clic en el engranaje y luego en Reportes. También puede usar la opción Reportes del menú de Inicio.
2. Haga clic en el nombre del reporte que necesita.
3. En la ventana de parámetros, complete los campos que pide. Todos son obligatorios.
4. Haga clic en Generar. El reporte se abre en una pestaña nueva del navegador.

Cada nombre es un enlace que abre la ventana de parámetros del reporte.

Nota

Si el navegador bloquea la pestaña nueva, permita las ventanas emergentes para este sitio y vuelva a hacer clic en Generar.

Lista de reportes

Reporte	Parámetros	Qué muestra
Expediente por estudiante	Matrícula	El expediente del estudiante con sus casos.
Acciones por estados	Departamento (o todos) y Estado (Todos, Abierto, Finalizado)	Las acciones de los casos según su estado.
Distribución de casos atendidos por facultad	Año, Periodo y Recinto	Cuántos casos se atendieron en cada facultad.
Distribución de casos atendidos por facultad con gráficos	Año, Periodo, Recinto y Estado	La misma distribución, con gráficos.
Tabla de acciones ejecutadas por departamento	Año, Periodo, Recinto y Estado	Cuántas acciones ejecutó cada departamento.
Casos pendientes resumido	Año, Periodo, Recinto, Facultades y Escuela	Totales de casos pendientes.
Casos pendientes detallado	Año, Periodo, Recinto, Facultades y Escuela	El detalle caso por caso de lo pendiente.
Casos asignados	Responsable	Los casos que tiene asignados una persona.

Expediente por estudiante: se pide solo la matrícula.

Acciones por estados: departamento y estado.

Los reportes de distribución piden año, periodo y recinto (algunos también el estado).

Los reportes de casos pendientes agregan Facultades y Escuela; la lista de escuelas depende de la facultad elegida.

Casos asignados: se elige a la persona responsable.

Ayuda

Preguntas frecuentes

No veo el engranaje de configuración

El engranaje solo aparece para los perfiles Administrador(a), Administrador(a) del sistema y Reportería. Si su perfil debería tenerlo, pida a un administrador del sistema que revise sus roles.

El reporte no se abre

El reporte se abre en una pestaña nueva. Revise si el navegador bloqueó la ventana emergente y permítala. Si la pestaña abre vacía, compruebe que eligió todos los parámetros.

«Crear casos» aparece deshabilitado

La consulta no encontró casos con esos filtros (** No hay casos con estas especificaciones **). Pruebe con otro periodo, recinto o facultad.

Creé alertas por error, ¿cómo las deshago?

El sistema no tiene una opción para deshacer. Un caso sin acciones puede eliminarse desde el menú del expediente (Eliminar caso). Si hay muchos, pida ayuda a soporte antes de eliminarlos uno por uno.

No puedo entrar al sistema

Use el mismo usuario y contraseña de la UNPHU. Si no los recuerda, use Olvidé mi contraseña. Si aparece que su usuario no tiene permisos, pida a un administrador del sistema que lo registre en Alertas.