Administrador del sistema

General

Introducción

El perfil Administrador(a) del sistema deja el sistema listo para que los demás trabajen: registra a las personas que lo usan, define los departamentos que atienden los casos y mantiene los catálogos (naturalezas, tipos de casos, prioridades, plazos, etc.), las plantillas de los correos y los parámetros de las alertas automáticas.

Todo está en la sección Configuraciones, a la que se llega con el engranaje de la barra superior. El perfil también puede buscar expedientes, ver casos, generar alertas automáticas y reportes.

Entrar y salir del sistema

1. Abra la dirección del sistema Alertas en su navegador. Funciona en computadora y en celular.
2. Escriba su usuario y contraseña institucionales de la UNPHU (los mismos de su correo y de Akademia). Puede escribir el usuario solo, como correo institucional (usuario@unphu.edu.do) o con el dominio (UNPHU\usuario).
3. Haga clic en Entrar y espere unos segundos. Llegará a la pantalla de Inicio.

1. Usuario · 2. Contraseña · 3. Entrar · 4. Olvidé mi contraseña

Si olvidó su contraseña, use el enlace Olvidé mi contraseña de la pantalla de entrada; le llevará al portal de la UNPHU para recuperarla.

Para salir, haga clic en el ícono del candado en la esquina superior derecha. Si usa una computadora compartida, salga siempre al terminar.

En la esquina superior derecha: su nombre, el engranaje de configuración (solo si su perfil lo tiene) y el candado para salir.

Importante

Si aparece «Usuario o contraseña incorrecto. Usuario invalido», revise que escribió bien su usuario y contraseña de la UNPHU.

Importante

Si aparece «El usuario … no tiene permisos para utilizar esta aplicación», el usuario de la UNPHU es correcto pero no está registrado en Alertas. Pida a un administrador del sistema que lo agregue en Configuraciones › Usuarios (vea Usuarios).

El menú de Configuraciones

A la izquierda hay un menú con todas las secciones. Para volver a Inicio use la flecha ← junto al título Configuraciones.

Sección	Para qué sirve
Departamentos	Los equipos que atienden casos y quién es su responsable.
Usuarios	Las personas que pueden entrar, sus roles y departamentos.
Naturalezas	Las grandes categorías de los casos (por ejemplo, Administrativo, Académico).
Tipos de casos	Los tipos concretos de caso y su plazo de atención.
Tipos de acciones	Las acciones que se pueden registrar y a quién se notifican.
Periodos	Los periodos académicos (por ejemplo, Enero - Abril).
Prioridades	Los niveles de prioridad y su color.
Plan SLA	Los plazos máximos de atención, en horas.
Indicadores	Los indicadores que originan las alertas automáticas.
Plantillas	El contenido de los correos que envía el sistema.
Alertas automáticas	Crear casos en bloque. Vea Generar alertas automáticas.
Reportes	Reportes del sistema. Vea Reportes.
Otras configuraciones	Los umbrales de las alertas automáticas.
Correos	La cuenta de correo desde la que el sistema envía mensajes.
Correos cola	Los correos preparados para enviar (solo para el perfil Administrador de cola de correo).

Nota

Casi todas las secciones funcionan igual: arriba hay un enlace + Agregar… para crear un registro, un cuadro Buscar, una tabla con el ícono del lápiz para editar y, según la sección, un interruptor para activar o desactivar o un cesto para eliminar.

Organización

Departamentos

(Datos de ejemplo) Departamento, responsable y si es el departamento por defecto. A la derecha: agregar asignaturas, editar y activar o desactivar.

Para crear un departamento:

1. Haga clic en + Agregar departamento.
2. Escriba el Nombre.
3. En Gestor encargado elija a la persona responsable del departamento.
4. Active Utilizar por defecto para marcarlo como el departamento por defecto. Solo puede haber uno: al marcar este, el anterior deja de serlo.
5. Si el departamento atiende a estudiantes de ciertas carreras, active Es académico y relacione las carreras (vea Relacionar un departamento con carreras).
6. Haga clic en Guardar.

Ventana Departamento: nombre, gestor encargado y dos interruptores.

En la tabla, el lápiz abre el mismo formulario para editar. El interruptor activa o desactiva el departamento; si intenta desactivar el que es por defecto, el sistema responde «No puede desactivar el departamento que es por defecto.» Los departamentos que no son académicos tienen además un ícono + que permite asociarles códigos de asignatura: escriba el código, agréguelo y haga clic en Guardar.

Relacionar un departamento con carreras

Cuando un departamento es académico, el sistema necesita saber de qué carreras se ocupa, para relacionar a cada estudiante con su departamento.

1. En el formulario del departamento, active Es académico. Aparece una fila con Recinto y Carrera.
2. Elija el recinto y la carrera.
3. Para relacionar otra carrera, haga clic en el + azul al final de la fila y complete la nueva fila. Para quitar una fila, use el ícono del cesto que aparece en ella.
4. Haga clic en Guardar.

Con Es académico activado aparecen las filas Recinto y Carrera.

Nota

Utilizar por defecto y Es académico no pueden estar activados a la vez: al activar uno, el otro se desactiva.

Usuarios

(Datos de ejemplo) Usuario, nombre, departamentos y quién lo creó. A la derecha: editar, historial y activar o desactivar.

Para agregar un usuario:

1. Haga clic en + Nuevo usuario.
2. Escriba el Usuario en active directory: es el usuario institucional con el que la persona entra al sistema.
3. Escriba Nombres, Apellidos y Correo electrónico.
4. En Departamentos elija uno o varios.
5. En Roles elija uno o varios (vea la tabla más abajo).
6. Si quiere, haga clic en Subir para poner una fotografía.
7. Haga clic en Guardar.

Ventana Usuarios: usuario de active directory, nombre, correo, departamentos y roles.

Los roles determinan qué puede hacer la persona:

Rol	Qué puede hacer
Gestores(as)	Buscar expedientes, crear casos y trabajarlos.
Gestores(as) encargados(as)	Lo mismo que el gestor, y además reasignar varios casos a la vez.
Administrador(a)	Lo del gestor sobre cualquier caso, más alertas automáticas y reportes.
Administrador(a) del sistema	Toda la configuración.
Reporteria	Solo reportes.
Administrador de cola de correo	Revisar los correos pendientes de envío.

Para editar un usuario haga clic en el lápiz; el interruptor lo marca como activo o inactivo. El ícono del reloj abre el historial del usuario: qué pantallas visitó y cuándo, con un filtro por Fecha Inicio y Fecha fin.

Importante

Una persona solo puede entrar a Alertas si su usuario está aquí, aunque su usuario institucional sea correcto. Si alguien recibe «El usuario … no tiene permisos para utilizar esta aplicación», agréguelo en esta sección.

Catálogos

Naturalezas

Código, nombre y un interruptor para activar o desactivar.

Haga clic en + Agregar naturaleza, escriba el Código (las letras que forman el número del caso, como ACA o ADM) y el nombre de la Naturaleza, y haga clic en Guardar. El código aparece en el número de cada caso: ACA-1 es el caso 1 de naturaleza académica.

Tipos de casos

Código, tipo de caso, naturaleza y plan SLA. A la derecha: editar y eliminar.

Un tipo de caso es lo que el gestor elige al crear un caso. Cada uno pertenece a una naturaleza y tiene un plan SLA que define el plazo de atención.

1. Haga clic en + Agregar tipo de caso.
2. Escriba el Nombre.
3. Elija la Naturaleza y el Plan SLA.
4. Haga clic en Guardar.

Ventana Tipos de casos.

Para eliminar un tipo, haga clic en el cesto y confirme en ¿Estás seguro que desea eliminar este campo?. Si ya hay casos o acciones que lo usan, el sistema responde «Este tipo de caso no se puede eliminar, hay acciones relacionadas.»; en ese caso déjelo como está o edítelo.

Tipos de acciones

Tipo de acción e ícono con el que se muestra.

Son las acciones que se pueden registrar dentro de un caso (por ejemplo, «Llamar por teléfono», «Enviar un email», «Entrevistar al estudiante», «Programar una cita»). Al crear una: escriba el Tipo de la acción, elija los Destinatarios (a quién se le envía el correo cuando se registra) y un Icono.

Periodos

Periodos académicos disponibles.

Haga clic en + Agregar período, escriba el nombre del periodo (por ejemplo, «Enero - Abril») y guarde.

Prioridades

Prioridad, valor y color.

1. Haga clic en + Agregar prioridad.
2. Escriba el nombre de la Prioridad y su Valor (un número).
3. Elija el color de la prioridad: es el círculo que se ve en las listas de casos.
4. Haga clic en Guardar.

Ventana Prioridades: nombre, valor y selector de color.

Plan SLA

Plan SLA y su duración en horas.

Un plan SLA es el tiempo máximo para resolver un caso. Haga clic en + Agregar plan y escriba el Plan (el nombre) y la Duración en horas. Cada caso muestra su Plan SLA y su vencimiento.

Indicadores

Código e indicador.

Los indicadores describen las situaciones que detectan las alertas automáticas (por ejemplo, «Retiro excesivo de una misma asignatura»). Para agregar uno, escriba el nombre del Indicador y guarde.

Correos y alertas

Plantillas

Nombre de la plantilla y el tipo de acción o alerta al que corresponde.

Las plantillas son el texto de los correos que el sistema envía cuando alguien responde, cambia el estado, transfiere o reasigna un caso, o cuando se crea una alerta automática.

Para crear una plantilla:

1. En Plantillas, haga clic en + Nueva plantilla.
2. Elija el Tipo de acción al que corresponde.
3. Escriba el Nombre y el Asunto del correo.
4. Escriba el mensaje en el editor. El botón Variables inserta marcas que el sistema reemplaza con los datos reales del caso al enviar el correo.
5. Haga clic en Guardar.

Tipo de acción, nombre, asunto y editor de texto con el botón Variables.

Para cambiarla, haga clic en el lápiz de su fila. Si no hay plantilla para una acción, el sistema registra la acción en el caso pero no envía correo.

Otras configuraciones

Los cinco umbrales de las alertas automáticas.

Estos números definen cuándo se genera una alerta:

Campo	Qué controla
Cantidad mínima de asignaturas reprobadas	Cuántas asignaturas reprobadas hacen falta para alertar.
Cantidad mínima de asignatura retiradas	Cuántas asignaturas retiradas hacen falta para alertar.
Cantidad mínima de asignaturas de tesis por meses	Cuántos meses en asignatura de tesis se consideran excesivos.
Porcentaje de baja calificación mínima	Porcentaje a partir del cual una calificación se considera baja.
Porcentaje de retiro mínimo	Porcentaje de retiros a partir del cual se alerta.

Cambie el valor que necesite y haga clic en Aplicar Cambios.

Importante

Los cambios afectan a todas las alertas automáticas que se generen a partir de ese momento. Anote el valor anterior antes de cambiarlo.

Correos

El correo configurado es la cuenta desde la que el sistema envía los mensajes.

Esta pantalla muestra la cuenta de correo (Gmail) que usa el sistema para enviar notificaciones. Si no hay ninguna asociada, o si hay un error, el mensaje aparece en lugar del correo.

Para cambiar la cuenta, haga clic en Configurar correo.

1. Escriba el Correo.
2. Haga clic en Elige un archivo json y seleccione el archivo de credenciales de esa cuenta.
3. Haga clic en Guardar.

Ventana Configuración de correo: correo y archivo de credenciales.

Importante

Si el archivo de credenciales es incorrecto, el sistema deja de enviar correos. Pida el archivo al equipo técnico antes de cambiarlo.

Correos cola

Filtros de tipo de caso, periodo, año y búsqueda; debajo, los correos con destinatario, asunto, estado, tipo de caso y periodo.

Esta sección solo la ve quien tiene el rol Administrador de cola de correo. Muestra los correos que el sistema ha preparado para enviar, para que se aprueben o rechacen antes de salir.

1. Use Tipo de caso, Periodo, Año y Buscar para encontrar correos y haga clic en Buscar.
2. Para leer un correo, haga clic en el ícono de la derecha de su fila. Se abre la ventana Detalle del correo; ciérrela con Cerrar.
3. Marque la casilla de cada correo que quiere resolver, o la del encabezado para marcarlos todos.
4. En la barra gris de arriba aparecen Aprobar y Rechazar. Haga clic en el que corresponda.

Si no hay correos con esos filtros verá No hay datos para mostrar.

Importante

Aprobar y Rechazar se aplican de inmediato a todos los correos marcados y no piden confirmación. Revise el detalle de cada correo antes de marcarlo.

Ayuda

Preguntas frecuentes

Un usuario dice que «no tiene permisos para utilizar esta aplicación»

Su usuario institucional es correcto, pero no está registrado en Alertas. Agréguelo en Usuarios con sus roles y departamentos.

No puedo eliminar un registro del catálogo

Si el registro ya se usa en casos o acciones, el sistema no permite eliminarlo (por ejemplo, «Este tipo de caso no se puede eliminar, hay acciones relacionadas.»). Edite el nombre o déjelo.

No puedo desactivar un departamento

El departamento por defecto no se puede desactivar («No puede desactivar el departamento que es por defecto.»). Marque otro como por defecto y luego desactive este.

El sistema no envía correos

Revise en Correos que haya una cuenta configurada y en Plantillas que exista la plantilla de esa acción. Si todo está bien, avise a soporte.

Cambié un umbral y no veo efecto

Los umbrales de Otras configuraciones solo se aplican la próxima vez que se genere una alerta automática; no modifican los casos ya creados.