Gestor

General

Su papel en el sistema

Alertas es el sistema de la UNPHU para dar seguimiento a los casos de los estudiantes: situaciones como baja calificación, abandono o retiros que requieren atención de un departamento. Cada estudiante tiene un expediente, y dentro de él se registran casos. Cada caso tiene un responsable, una prioridad, una fecha de vencimiento y un historial de todo lo que se hace con él.

Como gestor o gestora, usted recibe casos, los atiende y deja constancia de cada paso: responde al estudiante, anota observaciones internas, pide acciones a otras personas, transfiere el caso a otro departamento o lo cierra.

Esta guía sirve para los perfiles Gestor(a) y Gestor(a) encargado(a). La única diferencia es que el encargado también puede reasignar varios casos a la vez.

El menú de la izquierda tiene tres opciones:

Opción	Para qué sirve
Inicio	Resumen de casos de su departamento, sus acciones pendientes y el listado de casos.
Lista de expedientes	Buscar el expediente de un estudiante o crear uno nuevo.
Reportes	Reportes del sistema. Su perfil no incluye esta opción: la usan los administradores y el personal de reportería.

Entrar y salir del sistema

1. Abra la dirección del sistema Alertas en su navegador. Funciona en computadora y en celular.
2. Escriba su usuario y contraseña institucionales de la UNPHU (los mismos de su correo y de Akademia). Puede escribir el usuario solo, como correo institucional (usuario@unphu.edu.do) o con el dominio (UNPHU\usuario).
3. Haga clic en Entrar y espere unos segundos. Llegará a la pantalla de Inicio.

1. Usuario · 2. Contraseña · 3. Entrar · 4. Olvidé mi contraseña

Si olvidó su contraseña, use el enlace Olvidé mi contraseña de la pantalla de entrada; le llevará al portal de la UNPHU para recuperarla.

Para salir, haga clic en el ícono del candado en la esquina superior derecha. Si usa una computadora compartida, salga siempre al terminar.

En la esquina superior derecha: su nombre, el engranaje de configuración (solo si su perfil lo tiene) y el candado para salir.

Importante

Si aparece «Usuario o contraseña incorrecto. Usuario invalido», revise que escribió bien su usuario y contraseña de la UNPHU.

Pantalla de Inicio

Al entrar llega a Inicio, donde empieza su trabajo diario.

(Datos de ejemplo) 1. Selector de departamento · 2. Tarjetas de estadísticas · 3. Acciones pendientes · 4. Pestañas de casos

1. Departamento. Arriba a la derecha elija el departamento cuyas cifras quiere ver. Si usted trabaja en varios, aquí cambia entre ellos.
2. Tarjetas de estadísticas. Muestran el total de casos del departamento, cuántos están finalizados y pendientes (con su porcentaje), y cuántos están abiertos, en proceso y cerrados.
3. Acciones pendientes. Las acciones que le pidieron a usted y aún no ha finalizado, con su número de caso, fecha límite y estado. Si no tiene ninguna, verá ** No hay acciones pendientes **. Cuando hay acciones, puede filtrarlas por estado y buscarlas.
4. Casos. Tres pestañas con listados de casos:

Pestaña	Qué muestra
Mis casos	Los casos que tiene asignados usted.
Casos del departamento	Todos los casos del departamento seleccionado. Aquí aparece el botón Descargar.
Otros departamentos	Casos de otros departamentos que usted puede consultar.

Para encontrar un caso, use los filtros sobre la tabla: Periodos, Estado, Mostrar (cuántas filas por página) y el cuadro Buscar. Con Opciones avanzadas se agregan filtros por Indicador, Carrera, Prioridad y Departamento.

Pestaña Casos del departamento: filtros arriba, listado debajo y botón Descargar junto al buscador.

La primera columna de cada fila tiene un círculo de color: es la prioridad del caso. Al pie de la tabla está la leyenda de colores (Baja, Media y Alta). Para abrir un caso, haga clic en su número (por ejemplo, ACA-1); para ver al estudiante, haga clic en el nombre de su expediente.

Expedientes y casos

Buscar un expediente

1. En el menú, haga clic en Lista de expedientes.
2. En el panel Filtros elija Recinto, Facultad y Carrera. Son obligatorios.
3. Si quiere acotar más, elija Año y Periodos, o escriba la Matrícula del estudiante.
4. Haga clic en Filtrar. Aparecen los estudiantes con su matrícula, nombre, apellido, teléfono y carrera actual.
5. Haga clic en Ver Expediente en la fila del estudiante.

1. Filtros (Recinto, Facultad, Carrera, Año, Periodos, Matrícula) · 2. Filtrar · 3. Resultados · 4. Nuevo expediente

Nota

Si no hay coincidencias verá ** No se encotraron resultados **. Revise que la carrera elegida pertenezca a la facultad y pruebe sin los filtros de año y periodo.

Crear un expediente

Si el estudiante todavía no tiene expediente, créelo desde su matrícula. Los datos del estudiante se traen automáticamente del sistema académico.

1. En Lista de expedientes, haga clic en Nuevo expediente (arriba, junto al título).
2. Escriba la Matrícula del estudiante.
3. Haga clic en Generar. Se abre el expediente recién creado.

Ventana Matrícula: solo se pide la matrícula del estudiante.

Si el sistema responde con un mensaje rojo, lea cuál es:

Mensaje	Qué significa
«Ya existe un expediente con la matricula: …»	El estudiante ya tiene expediente. Búsquelo con los filtros.
«No se encontró un estudiante con esta matrícula»	La matrícula no existe en el sistema académico. Revise que esté bien escrita.

El expediente del estudiante

El expediente reúne en una sola pantalla al estudiante y todos sus casos.

(Datos de ejemplo) 1. Datos del estudiante · 2. Casos abiertos, en proceso y cerrados · 3. Lista de casos · 4. Nuevo caso

• A la izquierda: nombre, matrícula, carrera, pensum, índice académico (del periodo y acumulado), teléfonos y correos del estudiante.
• Arriba: cuántos casos tiene abiertos, en proceso y cerrados, y el enlace Nuevo caso.
• La tabla de casos: número, última actualización, asunto, tipo, fecha, a quién está asignado, estado y cuántas acciones tiene. Si el caso es confidencial aparece un candado . Haga clic en el número del caso para abrirlo.
• Últimas acciones: al final, lo más reciente que ha pasado en los casos del estudiante.

Crear un caso

1. Dentro del expediente, haga clic en Nuevo caso.
2. Elija la Naturaleza y el Tipo de caso. La lista de tipos depende de la naturaleza elegida.
3. Elija la Prioridad y el Departamento que atenderá el caso.
4. Elija la Fecha de cierre y escriba el Asunto.
5. Si el caso solo debe verlo quien lo atiende, active Es confidencial.
6. Revise el Año (aparece el año actual) y elija el Periodo académico al que corresponde el caso. Ambos son obligatorios.
7. Haga clic en Guardar.

Ventana Caso: estudiante, naturaleza, tipo, prioridad, departamento, fecha de cierre, asunto, confidencialidad, año y periodo.

Nota

• Los tipos de caso de las alertas automáticas (por ejemplo, «Alerta importante de abandono») no aparecen en esta lista: solo el sistema los usa al generar alertas.
• En Departamento solo se ofrecen los departamentos a los que usted pertenece.

El caso se crea en estado Abierto y queda asignado a usted. Si algo falla verá «Ocurrio un error agregando el caso.»; intente de nuevo y, si persiste, avise a soporte.

Abrir un caso

Desde Inicio o desde el expediente, haga clic en el número del caso. La pantalla del caso muestra:

(Datos de ejemplo) Arriba, los íconos de acciones del caso. Debajo, estado, responsable, plan SLA, datos del estudiante y pestañas Hilo del caso, Acciones y Adjuntos.

• Datos del caso: estado, departamento, fecha de creación, prioridad, quién lo creó, fuente, a quién está asignado, Plan SLA (el tiempo máximo para resolverlo), vencimiento, naturaleza, tipo y última acción.
• Datos del estudiante: matrícula, nombre, periodo, correo y carrera.
• Pestañas: Hilo del caso (todo lo que ha pasado, en orden), Acciones (tareas pedidas a otras personas) y Adjuntos (archivos del caso).

La barra gris de arriba tiene seis íconos. Pase el cursor sobre cada uno para ver su nombre:

Ícono	Nombre	Para qué sirve
	Responder	Escribirle al estudiante.
	Nota interna	Dejar una observación que no ve el estudiante.
	Cambiar estado	Pasar el caso a otro estado.
	Transferir	Enviar el caso a otro departamento.
	Reasignar	Cambiar la persona responsable.
	Adjuntar	Agregar archivos al caso.

Los íconos de responder, nota interna, transferir, reasignar y adjuntar desaparecen cuando el caso está cerrado. Para trabajarlo de nuevo hay que reabrirlo.

Trabajar un caso

Todo lo que haga en un caso queda registrado en el Hilo del caso, con la fecha, la hora y quién lo hizo.

Responder al estudiante

1. Abra el caso y haga clic en Responder.
2. Escriba el mensaje en Descripción. Puede darle formato con la barra del editor.
3. Haga clic en Responder.

Ventana Responder: escriba el mensaje y haga clic en Responder.

El sistema confirma con «Caso respondido exitosamente.». La respuesta aparece en el hilo del caso y, si el administrador del sistema tiene configurada una plantilla de correo para esta acción, el sistema también envía el correo a los destinatarios definidos en ella.

Escribir una nota interna

Use la nota interna para dejar observaciones al equipo. Se registra en el hilo como nota interna, no como respuesta al estudiante.

1. Haga clic en Nota interna en la barra de iconos.
2. Escriba la Descripción.
3. Si lo necesita, haga clic en Selecciona un archivo para adjuntar documentos.
4. Haga clic en Guardar.

Ventana Nota interna: descripción y archivos adjuntos opcionales.

Cambiar el estado

1. Haga clic en Cambiar estado.
2. Elija el nuevo estado en la lista Estado.
3. Haga clic en Actualizar.

Ventana Cambiar estado: la lista muestra el estado actual seleccionado.

El cambio queda en el hilo, por ejemplo: «Se ha cambiado el estado de Abierto a En proceso por …».

Importante

Cambiar el estado a Cerrado deja el caso sin las opciones de responder, nota interna, transferir, reasignar y adjuntar. También puede cerrarlo desde el menú del expediente; vea Cerrar, reabrir o eliminar un caso.

Cambiar la prioridad

1. En los datos del caso, haga clic sobre la Prioridad (aparece en azul, por ejemplo «Baja»).
2. Elija la nueva prioridad.
3. Haga clic en Actualizar.

Ventana Cambiar prioridad.

Transferir a otro departamento

Transfiera el caso cuando le corresponde atenderlo a otro departamento.

1. Haga clic en Transferir en la barra de iconos.
2. En Departamento elija el destino. Junto a cada departamento aparece su responsable.
3. Haga clic en Transferir.

Ventana Transferir: cada opción muestra el departamento y entre paréntesis su responsable.

El caso pasa al departamento elegido y su responsable pasa a ser el responsable de ese departamento. En el hilo queda escrito de cuál departamento a cuál se transfirió.

Reasignar a otro responsable

Reasigne cuando el caso debe seguir en el mismo departamento pero en manos de otra persona.

1. Haga clic en Reasignar en la barra de iconos.
2. En Nuevo responsable elija a la persona (puede escribir para buscarla).
3. Haga clic en Reasignar.

Ventana Reasignar: elija al nuevo responsable.

Adjuntar archivos

1. Haga clic en Adjuntar.
2. Haga clic en Selecciona un archivo y elija el documento. Puede repetirlo para varios archivos.
3. Haga clic en Guardar.

Ventana Adjuntar: lista de archivos elegidos antes de guardar.

Los archivos aparecen en la pestaña Adjuntos, con su nombre, fecha, usuario y extensión. Haga clic en el nombre para descargarlo.

Acciones del caso

Una acción es una tarea que usted le pide a otra persona o departamento dentro del caso, con fecha límite. Se ven en la pestaña Acciones.

Pestaña Acciones: botón Nueva acción y la tabla con número, tipo, departamento, estado, fecha límite, responsable e indicaciones.

Para pedir una acción:

1. Abra la pestaña Acciones y haga clic en Nueva acción.
2. Elija el Tipo de acción y el Departamento.
3. Elija el Responsable y la Fecha limite.
4. Escriba las Indicaciones: qué debe hacer esa persona.
5. Si hace falta, adjunte un archivo.
6. Haga clic en Guardar.

Ventana Acción del caso.

Importante

Solo pueden crear o cambiar acciones del caso quien lo tiene asignado, quien lo creó, el responsable del departamento y los administradores. Si no es su caso, el sistema muestra «No estas autorizado a realizar esta acción.»

Finalizar, reabrir o eliminar una acción

Cada acción tiene a la izquierda un círculo de verificación y a la derecha el menú . El menú ofrece Finalizar (o Reabrir si ya estaba finalizada), Editar, Transferir, Reasignar y Eliminar.

Para finalizar una acción:

1. En la fila de la acción, haga clic en el círculo de verificación o abra el menú y elija Finalizar.
2. En la ventana ¿Estás seguro que desea cerrar esta acción?, escriba en el cuadro qué se hizo. La descripción es obligatoria.
3. Haga clic en Finalizar.

El sistema confirma con «La acción ha sido finalizada con éxito.» y la fila queda en verde con el estado Finalizada. Si deja el cuadro vacío, el sistema responde «Es requerido escribir una nota para finalizar.»

Para reabrir una acción finalizada, haga lo mismo con Reabrir; también pide una nota («Es requerido escribir una nota para reabrir la acción.») y confirma con «La acción ha sido reabierto con éxito.»

Para eliminar una acción, elija Eliminar en el menú y confirme en ¿Estás seguro que desea eliminar esta acción?. El sistema confirma con «La acción ha sido eliminada con éxito.»

Importante

Cuando todas las acciones de un caso están finalizadas, el caso puede cerrarse. Mientras haya acciones sin finalizar, el menú del expediente no ofrece la opción Cerrar caso.

Cerrar, reabrir o eliminar un caso

Estas opciones están en el menú del final de cada fila de la tabla de casos del expediente.

Menú de la fila de un caso en el expediente. Las opciones disponibles dependen del estado del caso y de sus acciones.

Opción	Cuándo aparece	Qué hace
Ver caso	Siempre	Abre el caso.
Eliminar caso	Solo si el caso no tiene acciones	Elimina el caso. Queda un registro en el hilo y el sistema muestra «Caso eliminado satisfactoriamente!»
Cerrar caso	Cuando tiene acciones y todas están finalizadas	Pasa el caso a Cerrado.
Reabrir caso	Cuando el caso está cerrado	Lo pasa a Reabierto.

El menú le aparece si usted es el responsable del caso y el caso no es confidencial. Los administradores lo ven en todos los casos.

Reasignar varios casos a la vez

Esta función es solo para el perfil Gestor(a) encargado(a). Permite pasar muchos casos de una persona a otra sin abrirlos uno por uno.

1. En Inicio, abra la pestaña Casos del departamento (o la que tenga los casos).
2. Marque la casilla de cada caso que quiere mover, o la casilla del encabezado para marcar todos los de la página.
3. Haga clic en Opciones avanzadas y luego en el botón Reasignar.
4. En la ventana que se abre, elija el Departamento y luego el Responsable al que pasarán los casos, y confirme.

Si hace clic en Reasignar sin marcar ningún caso, el sistema muestra «No ha seleccionado ningún caso. Debe seleccionar algún caso antes de reasignarlo.»

Nota

El botón y las casillas solo aparecen para el perfil encargado. Si no los ve, su perfil es Gestor(a).

Ayuda

Preguntas frecuentes

No veo los íconos de Responder, Transferir o Reasignar

El caso está cerrado. Esas opciones solo existen mientras el caso está abierto. Reábralo desde el menú del expediente (Reabrir caso) o cambiando su estado.

No puedo crear una acción en un caso

El sistema solo lo permite a quien tiene asignado el caso, a quien lo creó, al responsable del departamento y a los administradores. Pida a una de esas personas que lo reasigne o que cree la acción.

No aparece «Cerrar caso» en el menú

Ese botón solo aparece cuando el caso tiene al menos una acción y todas están finalizadas. Revise la pestaña Acciones y finalice las que falten.

No aparece «Eliminar caso»

Solo se puede eliminar un caso que no tiene ninguna acción. Si ya tiene acciones, ciérrelo en lugar de eliminarlo.

Dice «Ya existe un expediente con la matricula»

El estudiante ya tiene expediente. Búsquelo en Lista de expedientes con el filtro Matrícula y cree el caso dentro de ese expediente.

No puedo entrar al sistema

Use el mismo usuario y contraseña de la UNPHU. Si no los recuerda, use Olvidé mi contraseña. Si aparece que su usuario no tiene permisos, pida a un administrador del sistema que lo registre en Alertas.

La pantalla se queda cargando o aparece un error

Actualice la página (Ctrl+F5). Si el problema continúa, cierre sesión, vuelva a entrar y avise a soporte indicando qué estaba haciendo.